DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA

DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Autoria de: Eduardo Luiz dos Santos. Mestre em Gestão de Documentos e Arquivos

Email do autor: eduardo.santos@ufv.br

A expressão “diagnosticar”, em qualquer área, remete à ideia da busca de conhecimento no sentido de identificar e mapear as especificidades de determinada realidade ou determinado objeto. Se essa busca for direcionada aos arquivos ou serviços arquivísticos, compreende-se que se trata de um diagnóstico da situação arquivística.

Sua execução é motivada pela necessidade de conhecer os pontos de atritos, falhas ou lacunas existentes em uma instituição, pública ou privada, que impedem que a gestão de documentos e dos arquivos ocorra de maneira satisfatória. Munido de tais informações o executor terá elementos para superar as anomalias do quadro encontrado.  

Em algum momento da trajetória do Arquivista em uma instituição será necessário à realização de um diagnóstico da situação dos acervos ou dos serviços arquivísticos que este profissional irá atuar ou se relacionar. O ideal é que isso ocorra logo após a familiarização com o ambiente, com demais colaboradores e com as metodologias empregadas em torno das atividades arquivísticas realizadas na Instituição.

Ao propor a realização de um diagnóstico, o Arquivista deve se atinar aos procedimentos metodológicos utilizados, visto que os dados coletados irão subsidiar, se necessário, as proposições de ações corretivas e as intervenções futuras.

Nesse caminho devem-se levar em conta os aspectos estruturais, relações sociais, interinstitucionais e a trajetória histórica da organização. Recomenda-se ainda (re)visitar autores que abordam a  importância do diagnóstico para a promoção da gestão de documentos, a exemplo de, EVANS e KETELAAR (1983), LOPES (1997), PAES (2002), entre outros.

No cenário nacional os pontos convergentes encontrados nos diagósticos publicados trazem como etapa inicial o contato prévio, presencial ou remoto, com a Instituição, o que pode ser considerado um “pré-diagnóstico”, e que geralmente é realizado em paralelo a uma pesquisa na legislação (Leis, Decretos, Portarias e Regimentos Internos) dos órgãos relacionados às práticas arquivísticas. Esse contato e analise fornece elementos para se eleger as prioridades do processo e fornece conhecimento preliminar sobre o que normatiza ou regulamenta as atividades desempenhadas.

Como principal instrumento de coleta de informações é elaborado um questionário sem limitação de campos, mas que geralmente buscam traduzir o perfil do órgão/setor visitado e as atividades arquivísticas que desenvolvem e se há normas reguladoras; o nível de organização do acervo; os principais instrumentos de pesquisa disponíveis; como ocorrem os procedimentos de destinação de documentos (transferência, recolhimento ou eliminação) ; o uso de tecnologias para recuperação da informação com foco nos sistemas utilizados e se há interoperabilidade entre eles; quantificação, datas-limite e descrição dos documentos escritos; formas de guarda e arquivamento; características do material e mobiliário utilizados para o acondicionamento; e o perfil das pessoas envolvidas com as atividades arquivísticas.

Uma vez que não existe uma “receita pronta” de diagnóstico, é necessário procurar modelos ou guias na literatura arquivística para confeccionar uma metodologia de diagnóstico, neste caminho recomendamos três recentes produtos que, além se servir de parâmetro, levará o leitor a conhecer vários outros trabalhos:

• “Análise da situação dos arquivos dos órgãos da administração direta estabelecidos em Porto Alegre” – trabalho realizado pela equipe técnica do Arquivo Público de Porto Alegre, RS, em 2011, com os objetivos de diagnosticar a situação dos serviços arquivísticos e buscar meios para superar as possíveis “deficiências”. A principal ferramenta metodológica utilizada foi a aplicação de um questionário e o relatório final desta análise foi apresentado à “Comissão Permanente de estudos voltados às necessidades de espaço físico dos órgãos estaduais instalados em Porto Alegre”. Disponível em: < http://antigo.apers.rs.gov.br/portal/siarq.php>.

• “Diagnóstico dos serviços arquivísticos do Poder Executivo do município de Duque de Caxias”, de Carvalho (2015) – teve como objetivos identificar e analisar os procedimentos de gestão de documentos realizados pelos serviços arquivísticos existentes na estrutura do Poder Executivo do município de Duque de Caxias. Além do alcance dos objetivos elencados, pode-se afirmar que este trabalho concebeu importantíssimo modelo de questionário que pode ser aplicado para os mesmos fins na maioria dos arquivos municipais brasileiros. Disponível em: < http://www.unirio.br/ppgarq/tccs/turma-2013>.

• “Diagnóstico dos Arquivos e Diretrizes para Gestão de Documentos do Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca – CEFET/RJ”, de Gadelha (2016) – excelente produto que teve como principal objetivo elaborar diretrizes que viabilizassem a implementação da gestão de documentos naquela Instituição. Disponível em: < http://www.unirio.br/ppgarq/tccs>.

Apesar do crescente espaço em que o debate conceitual e metodológico sobre o diagnóstico da situação arquivística vem alcançando, o tema ainda merece ser alargado, sobretudo, quando se trata da realidade dos documentos arquivísticos digitais e dos documentos, em geral, produzidos e acumulados no setor privado.   

Referências:

Santos, Eduardo Luiz dos; Indolfo, Ana Celeste. O PAPEL DO “DIAGNÓSTICO” COMO INSTRUMENTO DE METODOLOGIA ARQUIVÍSTICA. XVII ENANCIB (Anais do evento), 2017. Disponível em: < http://enancib.marilia.unesp.br/index.php/XVIII_ENANCIB/ENANCIB/paper/view/143 >. Acesso em: 20 nov. 2020.

EVANS, Frank B.; KETELAAR, Eric. Guía para la encuesta sobre los sistemas y servicios de la gestión de documentos y la administración de archivos: un estudio del RAMP. Programa 140 General de Información y UNISIST. Paris: UNESCO, 1983. (PGI-83/WS/6). Disponível em: <http://unesdoc.unesco.org/images/0005/000550/055014sb.pdf>. Acesso em: 12 ago. 2016.

LOPES, Luís Carlos. A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática aplicada. Rio de Janeiro: Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, 1997. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. 3ª reimpressão. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002.